CASE STUDY · Edukacja

Automatyczne rozdzielanie 2 500+ leadów miesięcznie pomiędzy dyrektorów regionalnych

System routingu leadów dla firmy edukacyjnej obsługującej 2 500+ zapytań miesięcznie. Pełen audyt procesu, automatyczne przypisanie do dyrektorów regionalnych z ważeniem po obciążeniu i wydajności. Pełna obserwowalność i sprawiedliwy podział.

  • KlientFirma edukacyjna B2C (NDA)
  • Czas projektu6 tygodni
  • UsługiAutomatyzacje · Audyt procesu sprzedażowego · Integracje CRM
  • BranżaEdukacja
Mierzalne wyniki

Co osiągnęliśmy w cyfrach.

Liczby, które uzgodniliśmy przed startem - i które klient widzi co tydzień w dashboardzie.

  • 2 500+Leadów miesięcznie rozdzielanych automatycznie
  • < 60 sCzas od wpłynięcia leada do przypisania
  • 100%Pokrycia regionów - zero leadów bez handlowca
  • -22%Skróconego cyklu sprzedaży (lead → spotkanie)
  • +34%Wzrostu konwersji lead → spotkanie
  • 0Sporów wewnętrznych o przypisanie od go-live
01 · CASE STUDY

Cel projektu

Zbudować w pełni zautomatyzowany system rozdzielania leadów sprzedażowych pomiędzy 18 dyrektorów regionalnych w sposób:

  • szybki - lead trafia do właściwej osoby w mniej niż minutę od wpłynięcia,
  • sprawiedliwy - obciążenie i lepsze leady rozkładają się równo, bez subiektywnych decyzji,
  • mierzalny - każde przypisanie jest audytowalne, a head of sales widzi sytuację real-time,
  • odciążający zespół sales ops - dwie osoby przestają klikać w arkuszu i przesuwają energię na rozwój procesu.
02 · CASE STUDY

Wyzwania, które rozwiązaliśmy

Klient prowadzi popularną firmę edukacyjną B2C, działającą w kilku regionach Polski. Zespół 18 dyrektorów regionalnych obsługuje 2 500+ leadów miesięcznie - z formularzy na stronie, Meta Ads, Google Ads, kampanii partnerskich, eventów i programów polecających.

Przed wdrożeniem leady były rozdzielane ręcznie przez dwie osoby z zespołu sales ops - z poziomu arkusza Google. Powtarzające się problemy:

  • Czas reakcji rósł średnio do 2-4 godzin, w szczytach do 8 godzin - klient w międzyczasie szukał konkurencji;
  • Niesprawiedliwy podział - „lepsze" leady (znana marka pracodawcy, wyższy budżet) krążyły między tymi samymi 3-4 handlowcami;
  • Brak widoczności - nikt nie wiedział, ile leadów ma w danej chwili konkretny dyrektor, ile zamknął, ile odrzucił;
  • Spory wewnętrzne o przypisanie - 1-2 razy w tygodniu trafiały do head of sales;
  • Lead leakage - niektóre leady wracały do arkusza i nikt ich nie podejmował - w skali miesiąca 30-50 leadów po prostu znikało.
03 · CASE STUDY

Audyt procesu

Zaczęliśmy od tygodniowego audytu procesu sprzedażowego - rozmowy z 6 dyrektorami z różnych regionów, head of sales, sales ops, marketingu i CTO. Wyciągnęliśmy z tego:

  • 11 źródeł leadów (HubSpot, formularze landingów, Meta Lead Forms, Google Lead Forms, ManyChat, Calendly, mail, telefon, eventy),
  • 4 segmenty produktowe wymagające różnych kompetencji handlowca,
  • 17 obszarów geograficznych z różną intensywnością zapytań,
  • aktualne capacity per handlowiec, średni czas obsługi leada, historyczne konwersje per osoba.

Wynikiem audytu była mapa routingu wraz z regułami biznesowymi i metrykami, które miały być uwzględnione w automatyzacji - dokument, który head of sales mógł zatwierdzić w 30 minut.

04 · CASE STUDY

Architektura rozwiązania

Pełen pipeline na self-hosted n8n zintegrowany z HubSpot (CRM), Slackiem, kalendarzami i bazą Postgres. Każdy lead - niezależnie od źródła - przechodzi przez ten sam, czterostopniowy proces.

  1. Normalizacja - lead z dowolnego źródła trafia do jednolitego schematu (źródło, produkt, region, dane kontaktowe, scoring marketingowy).
  2. Scoring - waga kampanii źródłowej, prawdopodobieństwo konwersji (model ML na danych historycznych), priorytet biznesowy produktu.
  3. Match - z puli dyrektorów wybierany jest najlepszy kandydat na podstawie pięciu kryteriów:
    • region - twardy filtr, lead idzie tylko do osoby obsługującej dany region,
    • kompetencje produktowe - handlowcy mają oznaczone segmenty,
    • obciążenie - ile aktywnych leadów w pipeline w ciągu ostatnich 7 dni,
    • wydajność - historyczna konwersja per handlowiec w danym segmencie,
    • dostępność - urlopy, godziny pracy, statusy z kalendarza.
  4. Przypisanie + notyfikacja - lead trafia do HubSpot z właścicielem, handlowiec dostaje notyfikację w Slacku i mailu w ciągu maks. 60 sekund od wpłynięcia, z gotowym briefem (produkt, region, ścieżka, scoring).

Każde przypisanie jest logowane do dedykowanej tabeli auditowej - wiadomo kto, kiedy, dlaczego i z jakim scoringiem dostał danego leada.

05 · CASE STUDY

Reguły fair-play

Aby uniknąć dryfu - sytuacji, w której najlepsi handlowcy dostają wszystkie najlepsze leady - dołożyliśmy trzy mechanizmy:

  • Sufity - nikt nie może mieć w danym tygodniu więcej niż określony % wszystkich leadów z regionu,
  • Floory - każdy aktywny handlowiec dostaje minimalną liczbę leadów tygodniowo (jeśli capacity to umożliwia),
  • Rotacja losowa dla leadów o równym scoringu - eliminuje subiektywne odczucie „faworyzowania".

Wszystkie progi i wagi są edytowalne przez head of sales z poziomu prostego panelu - bez konieczności wzywania nas do każdej zmiany strategii.

06 · CASE STUDY

Obserwowalność i alerty

Dashboard w Grafanie zbudowany na bazie Postgres pokazuje real-time wszystko, czego potrzebuje head of sales i sales ops:

  • ile leadów wpłynęło w danym dniu i tygodniu, z jakich źródeł,
  • czas od wpłynięcia do przypisania (P50, P95, P99),
  • bieżące obciążenie każdego handlowca,
  • konwersje w lejku per osoba, per region, per produkt,
  • alerty Slack przy anomaliach: lead bez przypisania dłużej niż 5 minut, dyrektor offline > 24h, gwałtowny spadek konwersji.
07 · CASE STUDY

Rezultaty

W trzy miesiące po go-live (raport za Q1 2026 vs Q4 2025):

  • 2 500+ leadów miesięcznie rozdzielanych automatycznie, bez interwencji sales ops,
  • Czas przypisania - P95 = 48 sekund (z poprzednich 2-4 godzin),
  • Lead leakage = 0 - każdy lead ma właściciela w ciągu minuty,
  • Konwersja lead → spotkanie wzrosła o 34% - prawdopodobnie przez szybkość pierwszego kontaktu i lepsze dopasowanie produktu do handlowca,
  • Cykl sprzedaży skrócony o 22%,
  • Spory wewnętrzne o leady spadły do zera - decyzje są audytowalne, każdy widzi powód przypisania,
  • Sales ops odzyskał 1,5 etatu pracy, który przesunął na rozwój strategii i jakości procesu zamiast operacyjnego klikania.
08 · CASE STUDY

Co dalej

Po pierwszym kwartale dołożyliśmy:

  • automatyczne re-routing leadów, na które handlowiec nie odpowiedział w 4 godziny,
  • weekly digest dla dyrektorów regionalnych z benchmarkiem ich wyników,
  • integrację z modelem AI, który podpowiada handlowcowi pierwszy mail otwierający na podstawie kontekstu leada.

Drugi kwartał: rozbudowa o automatyczne nurturing dla leadów „za zimnych" do natychmiastowej obsługi - aby przed kolejnym handlowcem trafiały już rozgrzane szanse.

Dostępni · nowe projekty w Q3 2026

Wdróżmy AI,
które ma sens biznesowy.

30 minut rozmowy z partnerem - bez slajdów, z konkretną listą rekomendacji dopasowaną do Twojej organizacji.

Umów rozmowę → Zobacz katalog szkoleń

lub napisz bezpośrednio: kontakt@futurefirst.pl