Dane i raportowanie
Dane z CRM, systemu magazynowego, księgowości i arkuszy trafiają do jednego zestawienia. Raporty dzienne i miesięczne powstają bez ręcznego składania. Przekroczenie ustalonego progu uruchamia alert, zamiast czekać na kolejny przegląd.
Zestawienie obejmuje źródła uzgodnione podczas audytu, razem z zapisaną definicją każdego wskaźnika.
CRM, system magazynowy, księgowość, arkusze oraz inne źródła uzgodnione podczas audytu.
Wspólne definicje wskaźników, klucz łączący rekordy i kontrola kompletności danych.
Raport gotowy bez składania w arkuszu, ta sama liczba w każdym dziale i alert po przekroczeniu progu.
Raport składany ręcznie opisuje zeszły tydzień, więc reakcja zaczyna się wtedy, gdy odchylenie trwa już kilka dni.
Źródła
CRM, magazyn, księgowość i arkusze prowadzą własną wersję tych samych informacji.
Składanie
Ktoś eksportuje pliki, zestawia je w arkuszu i sprawdza sumy, zamiast pracować nad wnioskami.
Opóźnienie
Zanim raport trafi na spotkanie zarządu, część liczb zdążyła się zmienić.
Definicje
Sprzedaż, magazyn i księgowość liczą przychód, marżę albo stan w inny sposób.
Ryzyko
Spadek marży, rosnący zapas albo przeterminowane należności widać dopiero w miesięcznym podsumowaniu.
Dostęp
Formuły i powiązania zna wyłącznie jej autor, więc nieobecność wstrzymuje całe zestawienie.
Każda liczba niesie informację, z jakiego źródła pochodzi i kiedy została pobrana.
Krok 1
Proces pobiera dane z uzgodnionych systemów, plików oraz arkuszy.
Krok 2
Ujednolica formaty, nazwy i okresy, a rekordy łączy wspólnym identyfikatorem.
Krok 3
Sprawdza kompletność, wychwytuje duplikaty i wartości poza ustalonym zakresem.
Krok 4
Liczy wskaźniki według definicji zapisanych razem z zespołem.
Krok 5
Udostępnia raport odbiorcom i wysyła alert po przekroczeniu progu.
Definicje wskaźników, progi i sposób łączenia rekordów ustalamy z osobami, które dziś odpowiadają za liczby.
Definicje
Przychód, marża i stan magazynowy mają zapisaną definicję, wspólną dla wszystkich raportów.
Klucz
Klient, zamówienie i dokument łączą się identyfikatorem uzgodnionym między systemami.
Okres
Każda liczba ma przypisany okres oraz czas ostatniego pobrania danych ze źródła.
Kompletność
Proces oznacza niekompletne źródło, zamiast pokazywać zaniżony wynik jako gotową liczbę.
Progi
Ustalone granice wskaźników uruchamiają powiadomienie do osoby odpowiedzialnej za obszar.
Dostęp
Odbiorcy widzą dane zgodne z uprawnieniami uzgodnionymi wewnątrz firmy.
Punkt odniesienia zbieramy przed uruchomieniem, na podstawie ostatnich raportów i czasu poświęconego na ich złożenie.
Czas
Od zamknięcia okresu do przekazania gotowego zestawienia osobom decyzyjnym.
Praca ręczna
Systemy i pliki, z których ktoś nadal eksportuje dane i przenosi je do arkusza.
Aktualność
Odstęp między zdarzeniem w systemie a jego pojawieniem się w zestawieniu.
Jakość
Raporty korygowane z powodu błędnej liczby, brakującego źródła albo innej definicji wskaźnika.
Reakcja
Od przekroczenia progu do działania osoby odpowiedzialnej za dany obszar.
Użycie
Arkusze, które ktoś nadal przygotowuje obok wspólnego raportu, żeby dostać własną liczbę.
Zakres techniczny zestawiamy z materiałami potrzebnymi do opisania definicji, progów i sposobu odbioru rozwiązania.
01Rozwiązanie
02Ocena
Odpowiedzi o źródłach danych, awariach połączeń, arkuszach i rozbudowie raportu.
Nie zakładamy zmiany. Proces pobiera dane z systemów, których firma już używa. Podczas audytu sprawdzamy, w jaki sposób każde źródło udostępnia dane i jak często można je pobierać.
Kontakt
Podczas pierwszej rozmowy omawiamy systemy, z których pochodzą dane, obecny sposób składania raportu i wskaźniki potrzebne do decyzji. Na tej podstawie wskazujemy zakres audytu.
Spisujemy systemy i pliki, z których dziś powstaje raport, oraz sposób pobierania danych.
Ustalamy sposób liczenia wskaźników oraz granice, po których przekroczeniu ma pójść alert.
Wskazujemy dane i dostępy potrzebne do policzenia pracy ręcznej oraz zaplanowania testu.