Integracje systemów
Dane przechodzą między systemami bez przepisywania
Ta sama informacja bywa wpisywana kilka razy: w CRM, w arkuszu, w systemie księgowym. Każde przepisanie kosztuje czas i tworzy okazję do pomyłki. Integracja przenosi dane w ustalonym kierunku, pilnuje zgodności pól i zgłasza sytuacje, w których wersje w dwóch systemach się różnią.
Zaczynamy od jednej pary systemów i przepływu, który zabiera najwięcej czasu. Kolejne kierunki dokładamy później.
- 01
Jeden wpis, kilka systemów
Dane wprowadzasz raz. Integracja przenosi je do pozostałych narzędzi w ustalonym kierunku i formacie.
- 02
Odporność na błędy
Nieudane przesłanie wraca do kolejki i jest ponawiane. Sprawy nierozstrzygnięte trafiają do wskazanej osoby.
- 03
Podgląd przepływu
Widzisz, co przeszło, co czeka i co zostało zatrzymane, razem z powodem zatrzymania.
Co łączymy najczęściej
Zaczynamy od przepływu, który dziś zajmuje najwięcej czasu albo najczęściej kończy się pomyłką w danych.
-
CRM
Zapytanie z formularza w CRM
Zgłoszenie ze strony, poczty albo czatu trafia do CRM jako rekord z kompletem pól i przypisanym właścicielem.
-
Księgowość
Zamówienie w systemie księgowym
Zaakceptowane zamówienie tworzy dokument sprzedaży bez ponownego wpisywania pozycji i danych kontrahenta.
-
Magazyn
Stany magazynowe w kilku miejscach
Zmiana stanu aktualizuje dane w sklepie i systemie sprzedaży w ustalonym rytmie, bez ręcznego eksportu.
-
Poczta
Załączniki ze skrzynki w systemie
Faktura albo zamówienie z załącznika trafia do właściwego rekordu z odczytanymi polami i oryginalnym plikiem.
-
Arkusze
Arkusz jako element procesu
Arkusz zostaje tam, gdzie zespołowi jest wygodnie, ale dane trafiają do niego i wracają z niego automatycznie.
-
Systemy branżowe
Program bez otwartego interfejsu
Gdy system nie udostępnia API, dane przenosimy przez eksport, plik wymiany albo dostęp do bazy.
Jak działa integracja
Połączenie pracuje przy każdej zmianie danych, także wtedy, gdy jeden z systemów chwilowo nie odpowiada.
- 01
Mapowanie pól
Ustalamy odpowiedniki pól, sposób przeliczania słowników oraz postępowanie z danymi, których druga strona nie przyjmuje.
- 02
Kierunek synchronizacji
Dla każdego pola wskazujemy system nadrzędny. Przy wymianie dwukierunkowej ustalamy, która zmiana ma pierwszeństwo.
- 03
Kolejki i ponowienia
Zdarzenia czekają w kolejce. Gdy system nie odpowiada, integracja ponawia próbę zamiast gubić dane.
- 04
Monitoring i alerty
Rejestrujemy każdą operację. Powtarzający się błąd uruchamia alert do osoby odpowiedzialnej za proces.
Zakres wdrożenia
Zakres zależy od liczby systemów, dostępności ich interfejsów, liczby pól oraz wymaganego kierunku wymiany danych.
Po naszej stronie
- przegląd systemów i dostępnych interfejsów
- mapowanie pól oraz reguł przeliczania
- budowa przepływu z kolejką i ponowieniami
- testy na kopii danych i na przypadkach brzegowych
- monitoring, alerty oraz dokumentacja przepływu
Potrzebujemy od firmy
- dostępów do łączonych systemów
- osoby znającej dane po każdej ze stron
- listy pól obowiązkowych i używanych słowników
- zgody na testy na kopii danych przed przełączeniem
Od przepływu do stałego połączenia
Etap 1
Przegląd systemów
Sprawdzamy, jakie interfejsy udostępniają Twoje systemy i jakie mają ograniczenia.
Etap 2
Mapowanie danych
Ustalamy odpowiedniki pól, kierunek przepływu oraz sposób obsługi braków i duplikatów.
Etap 3
Budowa i testy
Uruchamiamy przepływ na kopii danych i sprawdzamy zachowanie przy błędach oraz przerwach w dostępie.
Etap 4
Przełączenie
Włączamy integrację na danych bieżących, uruchamiamy alerty i przekazujemy podgląd przepływu.
Najczęstsze pytania
Odpowiedzi o systemach bez API, wymianie dwukierunkowej, awariach i obciążeniu narzędzi.
Sprawdzamy pozostałe drogi wymiany: eksport plików, dostęp do bazy, powiadomienia systemowe albo funkcję importu. Gdy żadna nie jest dostępna, mówimy o tym przed rozpoczęciem prac i proponujemy inny zakres.
Kontakt
Omów przepływ danych
Podczas pierwszej rozmowy wskazujesz systemy, dane przepisywane dziś ręcznie oraz moment, w którym najczęściej powstaje błąd. Po rozmowie wskazujemy zakres potrzebny do dalszej oceny.
- 01
Systemy
Wymieniasz narzędzia, między którymi Twój zespół przenosi dziś dane ręcznie.
- 02
Dane i kierunek
Ustalamy, które informacje mają się przenosić i który system jest dla nich nadrzędny.
- 03
Dalsza ocena
Wskazujemy, jakie dostępy i ograniczenia trzeba sprawdzić przed określeniem zakresu.