01Rozwiązanie
Elementy systemu
- odczyt danych z faktur i skanów
- zestawienie z zamówieniem oraz dostawą
- ścieżki akceptacji według progów kwotowych
- połączenie z systemem księgowym i CRM
- dokumentacja oraz przekazanie zespołowi
Dokumenty i rozliczenia
Odczyt i obieg dokumentów
Faktura trafia do systemu księgowego bez przepisywania. Proces odczytuje pozycje, zestawia je z zamówieniem i dostawą, kieruje dokument do akceptacji właściwej osoby i pilnuje terminu płatności. Rozbieżność zatrzymuje przed księgowaniem.
Bezpłatna konsultacja
Zakres obejmuje faktury i dokumenty kosztowe oraz umowy i protokoły tworzone z danych zapisanych w CRM.
- 01
Wejście
Faktura ze skrzynki, skanu lub katalogu, razem z zamówieniem i dokumentem dostawy.
- 02
Decyzja
Zgodność pozycji i kwot, próg akceptacji oraz osobna ścieżka dla rozbieżności.
- 03
Wynik
Zatwierdzony dokument w systemie księgowym, z historią decyzji i pilnowanym terminem płatności.
01Sytuacja
Kiedy warto sprawdzić proces
Koszt ręcznego obiegu wychodzi przy zamknięciu miesiąca, gdy poprawka wymaga korekty i uzgodnień z dostawcą.
-
Przepisywanie
Dane z faktur wprowadzane są ręcznie
Ktoś otwiera plik PDF i przenosi do systemu numer, pozycje, kwoty oraz termin płatności.
-
Zgodność
Zamówienie, dostawa i faktura leżą osobno
Sprawdzenie ceny, ilości i warunków wymaga zestawienia trzech dokumentów z różnych miejsc.
-
Akceptacja
Dokument krąży między osobami
Faktura czeka na zatwierdzenie osoby poza biurem, a jej status zna tylko ten, kto ją przekazał.
-
Terminy
Termin płatności pilnuje pamięć
Nikt nie widzi w jednym miejscu, które dokumenty czekają na akceptację i który termin wypada w tym tygodniu.
-
Korekty
Pomyłkę widać przy zamknięciu miesiąca
Błędna kwota albo kategoria kosztu trafia do księgowania, a poprawka kosztuje wtedy najwięcej pracy.
-
Umowy
Nowe dokumenty powstają z kopii starych
Umowę albo protokół ktoś składa z poprzedniego pliku, podmieniając dane klienta zapisane już w CRM.
02Przebieg
Od pliku do zaksięgowanego dokumentu
Każdy krok zapisuje, kto podjął decyzję i na jakiej podstawie.
Krok 1
Przyjęcie
Proces odbiera dokument ze skrzynki, skanera lub katalogu i rozpoznaje jego typ.
Krok 2
Odczyt
Pobiera dane wystawcy, numer, pozycje, kwoty, stawki podatku i termin płatności.
Krok 3
Zestawienie
Porównuje pozycje z zamówieniem i dokumentem dostawy oraz sprawdza kontrahenta w bazie.
Krok 4
Akceptacja
Kieruje dokument do osoby uprawnionej według kwoty, kategorii kosztu i działu.
Krok 5
Zapis
Przekazuje zatwierdzony dokument do systemu księgowego i przypomina o terminie płatności.
03Reguły
Co decyduje o akceptacji dokumentu
Progi kwotowe, uprawnienia i dopuszczalne różnice zapisujemy razem z księgowością oraz osobami zatwierdzającymi koszty.
Wystawca
Kontrahent w bazie
Dane z dokumentu muszą pasować do kontrahenta zapisanego w systemie, razem z numerem rachunku.
Zamówienie
Zgodność pozycji i cen
Ilość, cena jednostkowa i uzgodnione warunki porównywane są z zamówieniem złożonym u dostawcy.
Dostawa
Potwierdzenie odbioru
Faktura za towar czeka na dokument dostawy, a faktura za usługę na protokół odbioru.
Kwota
Próg akceptacji
Wysokość kosztu wskazuje osobę uprawnioną do zatwierdzenia dokumentu.
Koszt
Kategoria i przypisanie
Dokument otrzymuje kategorię, dział albo projekt według zasad uzgodnionych z księgowością.
Wyjątki
Rozbieżności do sprawdzenia
Różnica kwoty, nieczytelny skan albo brak zamówienia kieruje dokument do wskazanej osoby.
04Pomiar
Jak sprawdzamy efekt
Punkt odniesienia zbieramy przed uruchomieniem, na podstawie dokumentów z zamkniętych już miesięcy.
Praca ręczna
Liczba dokumentów wprowadzanych ręcznie
Faktury i dokumenty kosztowe, których dane ktoś przepisuje do systemu księgowego.
Jakość
Liczba korekt
Dokumenty poprawiane po zaksięgowaniu z powodu błędnej kwoty, kategorii albo kontrahenta.
Czas
Czas obiegu dokumentu
Od wpłynięcia faktury do zatwierdzenia przez osobę uprawnioną.
Zgodność
Rozbieżności zatrzymane przed księgowaniem
Różnice między zamówieniem, dostawą i fakturą wychwycone przed przekazaniem do księgowości.
Terminy
Płatności po terminie
Dokumenty opłacone po dacie wymagalności albo zatwierdzone w ostatnim możliwym dniu.
Zamknięcie
Dokumenty bez akceptacji na koniec okresu
Faktury, które w dniu zamknięcia miesiąca nadal czekają na decyzję.
05Zakres
Co obejmuje wdrożenie
Zakres techniczny zestawiamy z materiałami potrzebnymi do opisania progów akceptacji, wyjątków i sposobu odbioru rozwiązania.
02Ocena
Materiały po stronie firmy
- przykładowe dokumenty z ostatnich miesięcy
- obecne zasady akceptacji i lista wyjątków
- kategorie kosztów oraz uprawnienia osób
- dostęp do systemów w środowisku testowym
- dane o liczbie dokumentów i korekt
06Pytania
Najczęstsze pytania
Odpowiedzi o jakości odczytu, akceptacji, systemach księgowych i pozostałych dokumentach.
Odczyt obejmuje pliki PDF oraz skany. Jakość materiału wpływa na wynik, dlatego podczas audytu sprawdzamy próbkę dokumentów z ostatnich miesięcy i ustalamy, które przypadki kierujemy do sprawdzenia przez człowieka.
Kontakt
Sprawdź proces na swoich dokumentach
Podczas pierwszej rozmowy omawiamy rodzaje dokumentów, obecne zasady akceptacji i sposób przekazywania danych do księgowości. Na tej podstawie wskazujemy zakres audytu.
- 01
Dokumenty
Spisujemy typy dokumentów, ich źródła oraz obecny sposób wprowadzania danych.
- 02
Akceptacja i wyjątki
Ustalamy, kto dziś zatwierdza koszty i które rozbieżności wymagają sprawdzenia.
- 03
Zakres oceny
Wskazujemy dane i dostępy potrzebne do policzenia pracy ręcznej oraz zaplanowania testu.