Kadry i organizacja pracy
Zgłoszenie nowej osoby uruchamia jeden proces. System zakłada konta i uprawnienia według stanowiska, zbiera dokumenty pracownicze, rozdziela zadania pierwszego tygodnia i pilnuje terminów. Braki i nietypowe przypadki kieruje do sprawdzenia.
Zakres kroków może zależeć od stanowiska, działu, formy zatrudnienia i miejsca pracy.
Zgłoszenie nowej osoby przez przełożonego lub dział kadr, z datą startu i stanowiskiem.
Zestaw kont, dokumentów i zadań wynikający z profilu stanowiska, z osobną ścieżką dla wyjątków.
Gotowe stanowisko w dniu startu, komplet dokumentów i plan pierwszych dni z terminami.
Koszt widać w pierwszych tygodniach nowej osoby, a nie w rocznym zestawieniu kadrowym.
Zgłoszenie
Informacja o nowej osobie trafia osobno do kadr, działu IT i przełożonego. Każdy prowadzi ją u siebie i nikt nie widzi całości.
Dostępy
Pierwszego dnia nowa osoba czeka na pocztę, dysk i system, w którym ma pracować. Uprawnienia ustala się przez kopiowanie ustawień poprzednika.
Dokumenty
Skany przychodzą w kilku wersjach. Komplet składa się dopiero wtedy, gdy ktoś przejrzy całą korespondencję.
Terminy
Badania, szkolenie BHP i koniec okresu próbnego mają daty, których nikt nie widzi w jednym zestawieniu.
Checklista
Zakres pierwszego tygodnia zależy od tego, kto akurat przyjmuje nową osobę. Część kroków wypada, bo nikt ich nie zapisał.
Zespół
Te same pytania wracają przy każdym przyjęciu i odrywają zespół od bieżących zadań.
Każdy krok ma właściciela, termin i status, który sprawdzisz bez pytania kadr o postęp.
Krok 1
Przełożony podaje stanowisko, dział, datę startu i formę zatrudnienia w jednym formularzu.
Krok 2
System składa zestaw kont, uprawnień i sprzętu przypisany do profilu stanowiska.
Krok 3
Nowa osoba dostaje komplet do wypełnienia, a proces pokazuje brakujące pozycje.
Krok 4
Checklista rozdziela zadania między kadry, dział IT i przełożonego wraz z terminami.
Krok 5
System przypomina o terminach i zgłasza pozycje, które je przekroczyły.
Zasady spisujemy z kadrami i przełożonymi, którzy dziś prowadzą przyjęcia nowych osób.
Stanowisko
Stanowisko wyznacza konta, uprawnienia, sprzęt i szkolenia wymagane na starcie.
Zatrudnienie
Umowa o pracę, zlecenie i współpraca B2B mają różne komplety dokumentów oraz terminów.
Uprawnienia
Dostępy wynikają z roli i wymagają zatwierdzenia przez osobę wskazaną w firmie.
Terminy
Badania, szkolenia i podpisy mają własne przypomnienia oraz osobę odpowiedzialną.
Kolejność
Procedury i instrukcje pojawiają się w dniu, w którym nowa osoba faktycznie ich potrzebuje.
Wyjątki
Zmiana daty startu, brak dokumentu albo nietypowe uprawnienie trafiają do wskazanej osoby.
Punkt odniesienia zbieramy przed startem, korzystając z danych o ostatnich przyjęciach.
Czas
Od zgłoszenia nowej osoby do zatwierdzenia zakresu kont, dokumentów i zadań.
Poczta
Liczba spraw, które nadal wymagają wymiany wiadomości zamiast zapisu w jednym miejscu.
Samodzielność
Od pierwszego dnia do momentu, w którym nowa osoba wykonuje zadania bez asysty.
Gotowość
Konta, uprawnienia i sprzęt przygotowane przed pierwszym dniem, bez uzupełniania w trakcie.
Dokumenty
Dokumenty, badania i szkolenia, które przekroczyły ustaloną datę.
Zespół
Godziny, które doświadczone osoby przeznaczają na powtarzalne pytania przy każdym przyjęciu.
Zakres techniczny zestawiamy z materiałami potrzebnymi do opisania profili stanowisk, terminów i sposobu odbioru rozwiązania.
01Rozwiązanie
02Ocena
Odpowiedzi o systemach kadrowych, uprawnieniach, różnicach między działami i zakresie procesu.
Nie. Proces łączymy z systemem, z którego korzystasz. Jeśli Twoja firma prowadzi kadry w arkuszach, podczas audytu ustalamy, które dane przenosimy w pierwszej kolejności.
Kontakt
Podczas pierwszej rozmowy omawiamy przebieg obecnych wdrożeń, podział odpowiedzialności i sposób pilnowania terminów. Na tej podstawie wskazujemy zakres audytu.
Spisujemy role, dla których przyjęcia powtarzają się najczęściej, oraz wymagane dla nich dostępy.
Ustalamy, kto zbiera dokumenty pracownicze i w jaki sposób kontroluje daty badań oraz szkoleń.
Wskazujemy dane i dostępy potrzebne do policzenia pracy ręcznej oraz zaplanowania testu.