Dokumentacja i wiedza wewnętrzna
Pracownik zadaje pytanie własnymi słowami i dostaje odpowiedź z przypisem do konkretnego dokumentu oraz fragmentu. Wyszukiwanie obejmuje umowy, procedury i dokumentację techniczną, a uprawnienia decydują o tym, co zobaczy.
Zakres źródeł i zasady dostępu ustalamy z osobami odpowiadającymi za dokumenty i za bezpieczeństwo danych.
Pytanie zadane w jednym miejscu, bez znajomości struktury katalogów i nazw plików.
Wyszukiwanie w źródłach uzgodnionych podczas audytu i dozwolonych dla pytającego.
Odpowiedź z przypisem do dokumentu i fragmentu oraz zgłoszenie zapisów wymagających przeglądu.
Dokumentacja zwykle istnieje. Problem zaczyna się przy próbie znalezienia właściwego fragmentu.
Dokumentacja
Procedury leżą na dysku i w intranecie. Szybciej zapytać kogoś z zespołu, niż przeszukać katalogi.
Zależność
Odpowiedź na trudniejsze pytanie zna dwóch albo trzech pracowników. Nikt tego nie spisał, a urlop tych osób zatrzymuje pracę innych.
Wersje
Załącznik z wiadomości, plik na dysku i wydruk w segregatorze różnią się zapisami, a pracownik nie wie, który obowiązuje.
Rozproszenie
Umowy w jednym miejscu, dokumentacja techniczna w drugim, ustalenia w wątkach korespondencji. Każde źródło ma inne wyszukiwanie.
Aktualność
Dokumenty nie mają wspólnej daty przeglądu, więc wycofana instrukcja bywa stosowana razem z nową.
Dostęp
Część zasobów jest otwarta dla całej firmy, część zamknięta w skrzynce jednej osoby. Nikt nie prowadzi wspólnej listy zasad.
Każda odpowiedź wskazuje źródło, więc pracownik potwierdza ją sam, bez angażowania eksperta.
Krok 1
Pracownik pyta własnymi słowami w narzędziu, z którego korzysta na co dzień.
Krok 2
System sprawdza uprawnienia i zawęża wyszukiwanie do dozwolonych źródeł.
Krok 3
Przeszukuje umowy, procedury i dokumentację techniczną w uzgodnionych zasobach.
Krok 4
Podaje treść razem z przypisem do dokumentu, fragmentu i daty wersji.
Krok 5
Brak pokrycia albo sprzeczne zapisy trafiają na listę do przeglądu przez właściciela dokumentu.
Zasady ustalamy z osobami, które dziś odpowiadają za dokumenty, oraz z osobą nadzorującą bezpieczeństwo danych.
Źródła
Wskazujemy katalogi, systemy i typy plików, które wchodzą do wyszukiwania.
Przypis
Odpowiedź podaje dokument, fragment i datę, więc pracownik sprawdza ją u źródła.
Uprawnienia
Pracownik otrzymuje treść wyłącznie z dokumentów, do których ma dostęp w systemach firmy.
Aktualność
Nowsza wersja ma pierwszeństwo, a dokumenty wycofane zostają poza wyszukiwaniem.
Sprzeczności
System zaznacza miejsca, w których dwa dokumenty odpowiadają inaczej na to samo pytanie.
Braki
Pytania bez odpowiedzi trafiają na listę tematów, które warto opisać w pierwszej kolejności.
Punkt odniesienia ustalamy przed uruchomieniem, na podstawie pytań, które dziś trafiają do kilku osób w firmie.
Eksperci
Liczba pytań, które nadal wymagają odpowiedzi od jednej z kilku osób znających temat.
Wdrożenie
Od pierwszego dnia do momentu, w którym nowa osoba znajduje odpowiedzi bez pytania zespołu.
Skuteczność
Zapytania, dla których wyszukiwanie nie znalazło pokrycia w dokumentach firmy.
Źródło
Udział odpowiedzi wskazujących dokument i fragment możliwy do sprawdzenia.
Dokumenty
Liczba miejsc zgłoszonych do poprawy oraz tempo ich zamykania przez właścicieli dokumentów.
Tematy
Zestawienie najczęstszych tematów, które wskazuje, którą procedurę opisać jako pierwszą.
Zakres techniczny zestawiamy z materiałami potrzebnymi do wskazania źródeł, zasad dostępu i sposobu odbioru rozwiązania.
01Rozwiązanie
02Ocena
Odpowiedzi o bezpieczeństwie dokumentów, uprawnieniach, stanie dokumentacji i wiarygodności odpowiedzi.
Nie. Wyszukiwanie uruchamiamy na materiale, który firma ma dziś. Zapisy sprzeczne i wycofane pokazuje raport, więc porządkowanie prowadzisz w kolejności wynikającej z pytań pracowników.
Kontakt
Podczas pierwszej rozmowy omawiamy źródła wiedzy, zasady dostępu i pytania, które dziś trafiają do kilku osób. Na tej podstawie wskazujemy zakres audytu.
Spisujemy miejsca, w których firma trzyma umowy, procedury i dokumentację techniczną.
Ustalamy, kto może widzieć poszczególne dokumenty i kto podejmuje decyzję o uprawnieniach.
Wybieramy pytania, na których sprawdzamy jakość odpowiedzi przed decyzją o wdrożeniu.